(趣旨)

第1条　この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、事務局及び施設における事務処理等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書作成の原則)

第4条　文書を作成するときは、その内容及び目的を平易、簡潔かつ明瞭に表現しなければならない。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。

(秘密保持の原則)

第6条　機密文書を取り扱う場合は、細心の注意を払わなければならない。

(事務の専決)

第7条　事務局長及び課長等限りで専決することができる事項は、別表第1のとおりとする。

(専決事項の制限)

第8条　前条に定める専決事項であっても、重要又は異例に属すると認められるものは、上司の決裁を受けなければならない。

(代決の順序)

第9条　決裁の権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が不在のときは、別表第2に掲げる決裁区分に応じ、第1順位者が代決し、第1順位者も不在のときは、第2順位者が代決するものとする。

(代決の制限)

第10条　前条の規定にかかわらず、重要又は異例に属すると認められる事項については、代決をすることができない。ただし、あらかじめその処理について決裁権者の指示を受けたもの又は急を要するものについは、この限りでない。

(代決後の処理)

第11条　事務を代決した者は、その事務について報告又は後閲を要すると認めるときは、速やかに上司に報告し、又は回議文書に「後閲」の表示を朱記して上司の閲覧を受けなければならない。

(会計管理者の職務代理)

第11条の2　地方自治法(昭和22年法律第67号)第170条第3項の規定による会計管理者の職務代理者は、総務課長とする。

(文書取扱主任)

第12条　事務局及び施設に、その所掌事務に係る文書を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

第13条　文書取扱主任は、上司の命を受け、次の事務を処理する。

(公文書の種類)

第14条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の分類)

第15条　全ての公文書は、別表第3による行政科目分類表の分類番号により分類整理し、総務課で保管するものとする。

(記号及び番号)

第16条　公文書には、次により記号及び番号を付ける。

(公文書の記名)

第17条　公文書の記名は、次による。

(公文書の公印)

第18条　公文書(条例及び規則を除く。)には、記名して公印及び契印を押さなければならない。ただし、印刷又は謄写刷の文書で軽易なものについては、公印及び契印を省略することができる。

(公印使用者)

第19条　公印を使用しようとする者は、施行文書に原議を添えて公印保管者の承認を受け、原議にその認印を得た後使用しなければならない。

(公印の事前押印)

第20条　証票、賞状等で交付を受ける者が未確定の者であって、公印を事前に押印することが適当と認められるものについては、公印事前使用伺書(様式第4号)により、公印保管者の承認を受けなければならない。

(公文書の書式)

第21条　公文書の書式は、別表第4に定める公文書式によるものとする。ただし、この書式により難い場合又はこの書式によることが不適当な場合においては、他の書式によることができる。

(文書等の収受)

第22条　事務局に到達した文書等は、総務課長において収受し、次により取り扱わなければならない。

(受付印を要しない文書)

第23条　収受文書中戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、収受印を押してはならない。

(直接収受した文書の取扱い)

第24条　総務課長以外の職員が収受した文書(出張先において収受した文書を含む。)は、速やかに当該文書の余白にその旨記入し、総務課長に回付しなければならない。ただし、各種の請求書、契約書、工事関係届、申込書その他これらに類する文書等については、総務課長に回付しないで主務課において処理することができる。

(収受文書の返付)

第25条　配付を受けた文書で、その主務に属しないと認められるものは、課等相互間で授受することなく、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(配付文書の受領)

第26条　文書取扱主任は、文書の配付を受けたときは、文書収発簿の所定の欄に受領印を押し、直ちに課長等の閲覧を受けなければならない。

(文書処理)

第27条　文書の処理は、全て総務課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(回覧完結)

第28条　回覧により直ちに完結する文書には、欄外に「回覧完結」と朱記しなければならない。

(起案の方法)

第29条　起案は、全て回議用紙を用いて作成しなければならない。ただし、支出負担行為に関する起案については、別に定めるものによらなければならない。

(起案上の留意)

第30条　起案に当たっては、回議用紙に記名押印し、定例のもの又は軽易なものを除くほか、起案の始めに起案理由を簡明に記載しなければならない。

(回議)

第31条　重要又は異例の回議案は、主務課等の長、係長又は担当者が持参して説明に当たり、回議中に意見のあったものについては、その旨を併せて述べなければならない。

(口頭処理)

第32条　特に急を要し、文書をもってする暇のない場合は、口頭により上司の指揮を受けて処理することができる。施行後は、所定の手続をとらなければならない。

(関係課等への回議)

第33条　事案の内容が他の課等の事務に関係のあるものについては、当該関係課等の長に回議しなければならない。

(回議文書の取扱い)

第34条　前条の規定により回議を受けた課等の長は、速やかに回議文書を処理しなければならない。この場合において、意見を異にするときは相互の課等の長と協議し、なお協議が整わないときは、上司の決定に従わなければならない。

(回議案の修正及び廃止)

第35条　回議案の内容が修正されて決裁になったときは、関係者に回覧しなければならない。

(文書の審査)

第36条　第33条に規定する文書及び外部へ発送する文書は、決裁前に総務課長が審査しなければならない。

(議会提出議案の取扱い)

第37条　議会に提出すべき事案並びに報告書は、決裁の後、総務課長に提出しなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第38条　理事長、会計管理者、事務局長の決裁に係る原議は、総務課において決裁年月日を記入し、文書収発簿に所要事項記入の上、整理しなければならない。

(未処理文書の取扱い)

第39条　総務課長は、毎月15日現在において、配付後15日以上経過した文書で未処理のものを調査し、未処理の事由を主務課長又は施設の長に照会する。

(浄書)

第40条　決裁文書で浄書を要するものは、次により直ちに浄書しなければならない。

(文書の回付)

第41条　発送を要する文書は、郵便によるものについては、封筒を添え原議とともに退庁時刻1時間前までに総務課に回付しなければならない。

(文書の発送等)

第42条　総務課は、文書の回付を受けたときは、次により処理しなければならない。

(文書の整理)

第43条　総務課は、事案が完結した後、文書(原議)に完結年月日を記入し、保管しなければならない。

(保管)

第44条　前条の規定により、保管を要する文書は、行政科目分類表によって、所定の場所に整理し、完結の日の属する年度の翌年度又は翌年の末日まで保管しなければならない。

(文書の編さん)

第45条　保管を終えた文書は、会計年度ごと(暦年により整理するものにあってはその年ごと)におおむね次の方法により整理し、表紙を付けてつづらなければならない。

(保存の方法)

第46条　整理が終わった保存文書は、保存文書台帳(様式第14号)に登載し、書庫内の書架に保存管理しなければならない。

(保存期間)

第47条　文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その詳細は、行政科目分類表の定めるところによる。

(保存期間の起算)

第48条　文書の保存期間は、完結の翌年度又は翌年から起算するものとする。

(書庫内への立入り)

第49条　係員以外の者は、書庫内に立ち入ることができない。ただし、文書の閲覧その他特別の用務により総務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(保存文書の貸出し)

第50条　保存文書の貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出簿(様式第15号)に記名押印して総務課長の承認を受けなければならない。

(廃棄処分)

第51条　保存期間の経過した文書は、総務課において、事務局長の決裁を経て廃棄するものとする。

(廃棄処分の方法)

第52条　文書の廃棄処分をしようとするときは、みだりに他に使用されないように適切な処置をしなければならない。

(保存文書台帳の整理)

第53条　文書を廃棄したときは、保存文書台帳にその旨を記載しなければならない。

(事務引継)

第54条　決裁の権限を有する者(理事長及び会計管理者を除く。)の異動があった場合においては、前任者は、異動発令の日から10日以内に、その担任する事務を後任者に引き継がなければならない。

(書類の様式)

第55条　事務を引き継ぐ場合において調整する関係書類は、事務引継書(様式第16号)によるものとする。

(引継結果の報告)

第56条　事務の引継ぎを受けた後任者は、理事長に対し、速やかに引継書の写しを提出するとともに、特に重要と認められる事項については、報告しなければならない。

(非常心得)

第57条　職員は、庁舎(施設を含む。)又はその近傍に出火その他非常災害があるときは、直ちに登庁し、上司の指示を受けなければならない。

(その他)

第58条　この訓令に定めるもののほか、事務局及び施設における事務処理等に関し必要な事項は、理事長が別に定める。